Actas notariales
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Según el artículo 198 del Reglamento Notarial, los notarios, a solicitud de una de las partes, están autorizados para redactar y certificar actas que describan los hechos y circunstancias que hayan presenciado o de los cuales tengan conocimiento, siempre que dichos hechos no estén relacionados con contratos.
En contraste con otros documentos notariales, como las escrituras públicas y las pólizas, que se utilizan para formalizar contratos, las actas notariales tienen como objetivo principal la constatación de hechos o percepciones del notario, siempre que no sean actos o contratos según su naturaleza (artículo 144 del Reglamento Notarial).
En este sentido, el notario se limita a certificar los hechos que percibe directamente por sus sentidos, así como aquellos que, aunque no sean directamente perceptibles, pueden considerarse probados mediante pruebas pertinentes, como en el caso de las actas de notoriedad. No obstante, las actas no pueden contener contratos, ya que estos son propios de las escrituras y pólizas, donde la intervención notarial es más amplia.
La autenticidad de un acta notarial radica en su capacidad para probar de manera incontrovertible los hechos que constituyen su objeto, siendo su validez prácticamente indiscutible en instancias judiciales, salvo en casos de falsificación. Su utilidad es significativa, ya que permite a los ciudadanos establecer pruebas de hechos que podrían ser invocados posteriormente en ámbitos judicial, administrativo o privado, incluso cuando esos hechos ya no puedan replicarse o demostrarse.
A pesar de la flexibilidad en la autorización de actas notariales en comparación con escrituras o pólizas, existen límites. Se requiere un interés legítimo por parte del solicitante del acta, la conducta solicitada al notario debe ser legal, no se deben invadir esferas judiciales o administrativas, la actuación notarial no debe ser sorpresiva, y el acta no debe incluir consideraciones que requieran conocimientos periciales que el notario no posea. Además, la actuación del notario debe ser imparcial, registrando el interés particular de quien lo solicita sin omitir partes de la verdad ni incluir información que genere confusión.
Dado que el acta es un documento público, se almacena en el protocolo del notario que la autorizó. No solo la parte que solicitó la elaboración del acta tiene derecho a solicitar copias, sino que cualquier persona con un interés legítimo en conocer su contenido puede hacerlo. Además, la autoridad judicial puede requerir copias cuando el contenido tenga alguna relevancia en asuntos penales.
De acuerdo con el artículo 199 del Reglamento Notarial, las actas notariales de presencia tienen la finalidad de certificar la realidad o veracidad del hecho que origina su autorización.
El contenido de estas actas se limita a lo presenciado directamente por el notario, sin requerir conocimientos técnicos específicos propios de una prueba pericial. Dentro de esta categoría de actas, se incluyen variantes como las de exhibición de objetos, las de entrega o las que confirman la existencia de una persona…
En este tipo de actas, el notario registra las declaraciones de una persona. Es importante destacar que el acta no verifica la veracidad de estas declaraciones, sino simplemente el hecho de que una persona específica realiza tales declaraciones en un momento determinado. Por lo tanto, lo que se certifica en estas actas no es el contenido de la declaración en sí, sino la existencia misma de la declaración (el hecho de haber dicho algo). El declarante debe ser consciente de los efectos de su declaración, y el notario le proporcionará las advertencias pertinentes al respecto.
Conforme al artículo 201 del Reglamento Notarial, el mero acto de enviar cartas u otros documentos a través de correo ordinario, medios telemáticos, telefax o cualquier otro método apropiado puede ser registrado mediante un acta. Este acta certificará el contenido de la carta o documento, indicando, según el medio empleado, la fecha de entrega, el envío mediante un procedimiento técnico adecuado, y, de ser pertinente, la emisión del correspondiente resguardo como certificación, entrega o envío. Asimismo, se documentará la recepción por parte del notario del aviso de recibo o del documento que confirme la recepción. Esta práctica permite verificar el contenido y la fecha de entrega de las cartas u otros documentos.
El artículo 202 del Reglamento Notarial establece que las actas de notificación tienen como finalidad transmitir a una persona información o decisiones del solicitante de la intervención notarial, mientras que las actas de requerimiento, además, buscan instar al destinatario a adoptar una conducta específica.
En el caso de las actas de notificación, se comunica a una persona información o decisiones por parte del solicitante de los servicios del notario. Por otro lado, las actas de requerimiento transmiten al destinatario la necesidad de tomar una determinada conducta, como el pago de una deuda, por ejemplo. El notario puede llevar a cabo la notificación o requerimiento de dos maneras: enviando la cédula correspondiente por correo certificado con acuse de recibo o presentándose personalmente en el domicilio indicado. Este acta sirve para dejar constancia de que una persona ha recibido información o una solicitud por parte de otra.
El artículo 207 del Reglamento Notarial establece las pautas para la redacción de actas de exhibición de cosas. En estas actas, el notario debe detallar las circunstancias que permitan identificar los objetos exhibidos. Debe distinguir entre la información que obtiene directamente a través de sus sentidos y la proporcionada por peritos u otras personas presentes en el acto. Además, tiene la facultad de complementar la descripción utilizando planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias, que se incorporarán al documento original.
En el caso de actas de exhibición de documentos, el notario, además de identificarlos, tiene la responsabilidad de transcribirlos o relacionarlos, especificando detalles señalados por la parte solicitante. En resumen, el notario documenta de manera precisa y diferenciada la información relacionada con objetos exhibidos, ya sea mediante descripciones visuales, certificaciones periciales o testimonios de personas presentes en el acto.
El artículo 209 del Reglamento Notarial establece que las actas de notoriedad tienen como finalidad la verificación y establecimiento de hechos notorios que pueden fundamentar y legitimar situaciones personales o patrimoniales con relevancia jurídica.
Estas actas permiten constatar hechos que, aunque no sean directamente perceptibles, son notorios y pueden servir de base para la fundamentación de derechos. El notario, en este contexto, llevará a cabo las pruebas necesarias para respaldar la autenticidad de los hechos y emitirá un juicio sobre la notoriedad de la situación en cuestión. Es importante señalar que la fe pública abarca los hechos consignados en el acta, pero no así el juicio del notario, que podría ser incorrecto. A pesar de esto, estas actas son valiosas porque generan una presunción de veracidad.
Un ejemplo concreto de estas actas son aquellas destinadas a la declaración de herederos abintestato, en las cuales el notario identifica a los herederos de una persona fallecida sin dejar testamento.
El artículo 211 del Reglamento Notarial establece que las actas de protocolización deberán compartir las características generales de las actas de presencia. No obstante, su contenido se enfocará en la constatación de la revisión por parte del notario del documento que se pretende protocolar. También se hará mención a la declaración de la voluntad del solicitante para llevar a cabo la protocolización o cumplir con la providencia que lo ordene. Además, se incluirá información sobre la incorporación del expediente al protocolo, indicando el número de folios y los reintegros adjuntos.
Estas actas de protocolización permiten la inclusión de documentos públicos o privados en el protocolo notarial, con el propósito de evitar su pérdida, demostrar su existencia o fecha, y facilitar la obtención de copias en el futuro. En el caso de documentos que constituyan contratos, es requisito que se hayan cumplido los aspectos fiscales correspondientes para evitar que la presentación al notario inicie la prescripción del pago de impuestos. Además, se dejará constancia de que la protocolización no otorga los efectos de una escritura.
El artículo 216 del Reglamento Notarial establece que los notarios tienen la facultad de recibir en depósito objetos, valores, documentos y cantidades, ya sea como garantía de contratos o con el propósito de custodiarlos.
En el ejercicio de esta facultad, el notario puede recibir en depósito una variedad de elementos, incluyendo objetos, valores, archivos informáticos, documentos o cantidades de efectivo. Este depósito puede ser solicitado tanto para su resguardo como para garantizar la ejecución de un contrato, y el notario debe establecer claramente las condiciones de restitución. Es imperativo que el notario realice una revisión previa del depósito para asegurarse de que este no viole ninguna normativa vigente.
Cuando se trata de una subasta pública, los responsables proporcionan al notario las condiciones legítimas que consideren adecuadas. Estas condiciones pueden incluir la descripción detallada del bien o derecho a subastar, el tipo específico de subasta, el depósito requerido para participar, el procedimiento a seguir, los plazos establecidos, así como el lugar, día, fecha y hora de la celebración de la subasta. También se especifican los lugares donde se realizarán los anuncios y la duración prevista del evento.
En dichas actas quedan registrados los beneficiarios de un premio, seleccionados de manera aleatoria y de acuerdo con las reglas establecidas en la convocatoria previa. A través del Archivo Ábaco en la página web del Consejo General del Notariado, las empresas tienen la posibilidad de difundir públicamente las bases de sus concursos.
