Acta de legitimación de firma

Un acta de legitimación de firma para efecto en país extranjero es una intervención notarial que permite legitimar la firma de un documento, estampada por una persona a presencia del Notario, con la finalidad de que dicho documento despliegue sus efectos en un país extranjero.

Así pues, por ejemplo, si unos padres desean enviar a su hijo a estudiar un curso en un colegio Americano, es posible que las autoridades norteamericanas soliciten a los padres españoles que suscriban un documento conforme autorizan dicho desplazamiento y se responsabilizarán de todos los gastos en los que pueda incurrir el menor en su estancia.

Así pues, para que dicho documento sea validado como auténtico en Estados Unidos, los progenitores de este menor pueden acudir a un Notario, firmar el documento en su presencia, y otorgar un acta de legitimación de firma para efecto en país extranjeros, a los efectos de poder remitir este documento a EEUU, y el mismo, al constar sus firmas legitimadas por un Notario público, ser admitido como válido por las autoridades administrativas de dicho Estado.

Desde un punto de vista jurídico, las actas de legitimación de firma para efecto en país extranjero se hallan reconocidas por el Reglamento Notarial como una modalidad de “actas de exhibición de cosas o documentos” (artículo 207 del Reglamento Notarial), en cuyo articulado se establece que “para hacer constar la existencia de un documento no notarial cuyas firmas legitime el propio Notario autorizante, que vaya a surtir efectos solamente fuera de España en país que prevea o exija dicha forma documental”.

Como se puede intuir, las actas de legitimación de firma para efecto en país extranjero son un instrumento que permite autentificar la firma que consta en un documento, de modo que ante cualquier persona, se puede verificar que dicha firma corresponde a una persona concreta, pero con la particularidad de que dicha firma se halla en un documento cuyos efectos no se desplegarán en el territorio nacional, sino que tendrán aplicación en un tercer país extranjero.

Así pues, como es lógico, en la actualidad, dado el proceso de globalización experimentado en el siglo XX y XXI, en nuestro país viven o transitan cientos de miles de personas nacionales de otros estados, respecto de los cuales mantienen relaciones económicas, personales, y patrimoniales, las cuales es necesario atender debidamente.

Asimismo, existen muchas personas de nacionalidad española que mantienen relaciones personales, económicas y patrimoniales con personas y operadores de otras nacionalidades o jurisdicciones.

En todos estos supuestos, es evidente que estas personas, para atender estas realidades, van a necesitar presentar documentos, escritos, declaraciones de voluntad, alegaciones, recursos ante administraciones, etc., en esos países, mientras que ellas se encuentran en España. 

A la vista de ello, para que en dicho país o jurisdicción, estos documentos puedan ser reconocidos como válidos (es decir, que la firma que conste en el documento se pueda asociar fehacientemente a la persona que se indica que pertenece), las actas de legitimación de firma para efectos en país extranjero serán muy útiles, pues en tal caso, es un Notario público, es decir, un funcionario público investido de la fe pública notarial y cuyas funciones son reconocidas de forma análoga en la mayoría de países del mundo, legitimará y certificará que dicho documento ha sido firmado por la persona que se indica, permitiendo así que el mismo despliegue todos sus efectos en ese estado con total garantía de seguridad jurídica.

En la práctica, pueden ser multitud las tipologías de documentos que se incorporan y legitiman a través de este procedimiento notarial, de entre los cuales se pueden destacar:

• Documentos firmados por extranjeros con solicitudes o alegaciones para presentar ante administraciones públicas (como por ejemplo una solicitud para obtener una licencia de obras en Alemania).
• Autorizaciones o delegaciones de facultades para que una tercera persona realice gestiones en nombre de esa persona en su país de origen.
• Certificaciones de acuerdos sociales de órganos de administración de sociedades extranjeras (como por ejemplo el certificado del acuerdo de un administrador único de una sociedad canadiense en la que se autoriza la compra de un determinado activo).
• Declaraciones de voluntad que es necesario incorporar a un procedimiento judicial que se sigue en el extranjero (como por ejemplo una declaración de una persona, dirigida al órgano judicial competente, en la que manifiesta que desea aportar información relevante a una determinada causa judicializada).

El trámite del otorgamiento de esta clase de acta es muy sencillo.

El interesado acudirá a la Notaría con el documento en cuestión. Tras identificarse ante el Notario con su documento de identidad, el fedatario público procederá a examinar el documento a los efectos de verificar su adecuación a la legalidad, y si ello se confirma, será firmado por el requirente, verificando así el Notario que dicha firma corresponde al compareciente.

Tras ello, el Notario verificará:

• Que los comparecientes conocen el contenido del documento.
• Y que son conscientes que su voluntad es que los efectos del mismo se produzcan únicamente fuera de España

Cumplidas estas formalidades, el Notario extenderá el acta, en la cual quedará incorporado el original o fotocopia del documento.

En efecto, el documento puede estar escrito en cualquier idioma extranjero, pero la legitimación de la firma sólo se podrá realizar si el Notario conoce dicho idioma extranjero o, en su caso, se aporta la correspondiente traducción oficial.