Acta de notificación

Como se ha indicado en la definición de esta clase de intervención notarial, las actas de notificación son un instrumento que permite requerir a un Notario para que este acuda a un determinado lugar, a los efectos de hacer entrega a una persona concreta, de un documento que contiene información o decisiones relevantes para dicho requirente, todo ello a los efectos de conseguir que dicha información o decisión llegue a manos del destinatario, así como de dejar constancia de que dicha persona ha recibido ese documento y es conocedora de la información o decisión que se le ha trasladado.

Así pues, por ejemplo, si Juan, en el pasado, otorgó un poder a favor de su amiga Cristina, para que ésta, en su nombre y representación, pudiera realizar gestiones en su nombre, si ahora, por el motivo que sea, ha perdido la confianza en Cristina, y desea revocar dicho poder, además de proceder a la revocación del mismo, para asegurar que Cristina es conocedora de dicha situación y dejar constancia fehaciente de que el poder dado en el pasado ha quedado sin efecto, Juan puede optar por recurrir al instrumento del acta de requerimiento, a los efectos de que un Notario acuda al domicilio de Cristina y le entregue una copia de la escritura de revocación del poder, consiguiendo así dejar constancia fehaciente de que Cristina es conocedora de dicha revocación.

Con ello, Juan se asegurará de que, si Cristina hace uso del poder a posteriori, podrá demostrar que Cristina utilizó el poder a sabiendas de que el mismo estaba revocado, con lo cual, dicho acto podrá ser fácilmente dejado sin efecto.

Desde un punto de vista jurídico, las actas de notificación son, de conformidad con el artículo 202 del Reglamento Notarial, el instrumento que tiene por objeto “transmitir a una persona una información o una decisión del que solicita la intervención notarial”.

Efectivamente, desde un punto de vista legal, las actas de notificación, en realidad, reciben la denominación de “actas de notificación y requerimiento”, pues en las mismas, además de transmitir una información o decisión, también es posible transmitir al destinatario un “requerimiento”, esto es, solicitar a dicha persona que realice (o en su caso deje de realizar) un determinado acto.

Así pues, siguiendo el anterior ejemplo propuesto, en el acta de notificación a entregar a Cristina, se le puede requerir para que devuelva al poderdante la copia auténtica de su poder, a los efectos de asegurar que ya no puede hacer uso de la misma.

Jurídicamente, la posibilidad de incluir requerimientos en las actas de notificación se halla también prevista en el artículo 202 del Reglamento Notarial, en el que se establece que, además de contener notificaciones, este tipo de actas puede tener por objeto “intimar al requerido para que adopte una determinada conducta”.

Como se ha indicado, las actas de notificación y requerimiento tienen por objeto trasladar una determinada decisión o información a una persona destinataria, pero todo ello a través de un Notario público, esto es, un funcionario investido por la fe pública Notarial, el cual dará fe de que ha entregado trasladado dicha información o decisión al destinatario señalado o, en su caso, el requerimiento que proceda.

Con ello pues, conseguiremos dos grandes efectos:

• En primer lugar, claro está, trasladar esta decisión o información (o en su caso requerimiento) a la persona destinataria, en caso de que no tuviere conocimiento de ello.
• Y asimismo, como aspecto fundamental, dejar constancia de que dicha decisión, información o requerimiento, ha sido fehacientemente conocido por la persona destinataria, de tal modo que, en el futuro, nadie pueda dudar de que ello es así.

Así pues, siguiendo el ejemplo anteriormente propuesto, si Juan desea revocar el poder concedido en el pasado a Cristina, puede llamarla por teléfono y comunicarle que ha revocado ese apoderamiento, pidiéndole asimismo que no lo utilice más, pero como cualquier persona puede apreciar, este proceder ofrece escasas garantías, pues no tendremos ninguna prueba de que hemos trasladado esta información a Cristina, con lo cual, si posteriormente utiliza el poder, las dificultades para probar que el mismo ha sido utilizado de forma fraudulenta y, que por lo tanto, el acto realizado debe quedar sin efecto, serán mucho mayores.

Por el contrario, si Juan recurre al acta de notificación y requerimiento, al ser un Notario el que entregará copia de la revocación a Cristina, conseguiremos dejar constancia fehaciente de que la misma conoce que ese poder ya está revocado y que por lo tanto ya no lo puede utilizar, de modo que, si lo hiciere, fácilmente podremos acreditar la improcedencia del acto realizado bajo un mandato ya revocado, pues un Notario ha dado fe de que esa persona ya es conocedora de la revocación del poder.

En la práctica, como se puede observar, la utilidad de este instrumento es muy variada y muy interesante, pues puede ser aplicada a múltiples ámbitos de la realidad social y económica, como por ejemplo:

• Para notificar la revocación de apoderamientos.
• Para la reclamación extrajudicial de deudas previas a la interposición de acciones judiciales.
• Notificaciones de extinciones contractuales, a los efectos de que partes contratantes tengan conocimiento de que la contraparte ha dado por extinguida dicha relación contractual.
• Requerimientos para la cesación de conductas que puedan causar perjuicios a personas (como por ejemplo un vecino incívico que genera ruidos y molestias al resto de propietarios de la escalera).
• Requerimientos para la cesación de conductas que, en el ámbito empresarial o de los negocios, puedan constituir infracciones en materia de propiedad intelectual, propiedad industrial, o de competencia desleal (como por ejemplo una empresa que está comercializando un producto con una marca ya registrada por otra empresa de la competencia, de modo que esta desea notificar a la otra su deseo de que cese en dicho comportamiento o, de lo contrario, interpondrá acciones judiciales).
• Notificar a socios minoritarios de sociedades de capital la convocatoria de una junta de socios, a los efectos de acreditar que los mismos han sido conocedores de dicha convocatoria y que, por lo tanto, los acuerdos que se adopten en la misma serán válidos por lo que se refiere a los requisitos de convocatoria y quorum de asistencia. 

De conformidad con lo establecido en la normativa notarial, la entrega de la notificación o el requerimiento se podrá realizar:

• O bien mediante envío de cédula, copia o carta por correo certificado con aviso de recibo.
• O bien mediante personación del Notario en el domicilio o lugar designado para la notificación o el requerimiento.

Así pues, las partes, dependiendo de las circunstancias y necesidades concretas, deberán pactar una u otra modalidad, y proceder conforme a ello.