Acta de presencia

Como se ha indicado anteriormente, un acta de presencia es una actuación notarial que consiste, previo requerimiento legítimo de un cliente, en el desplazamiento del señor Notario hasta un lugar concreto, a los efectos de que este verifique la verdad o realidad de un hecho concreto. Así pues, el Notario se desplazará al lugar, y en la fecha y hora convenida con el cliente, a los efectos de presenciar por sus propios medios y sentidos (vista, oída, olfato, etc.) una determinada realidad, la cual verificará a la vista de las circunstancias concurrentes.

Concluido esta actuación presencial, el Notario regresará a su despacho notarial y a la vista de la realidad y verdad que haya podido apreciar, redactará un acta notarial, es decir, un documento público, en el que se recoja dicha realidad o verdad presenciada, a los efectos de dejar constancia de ello y hacer prueba fehaciente ante quien corresponda.

Así pues, por ejemplo, si el propietario de una vivienda que ha estado alquilada durante muchos años tiene sospechas de que su inquilino, el cual abandonará la vivienda próximamente, ha causado de forma dolosa graves desperfectos en el inmueble, puede requerir a un Notario para que, el día de la entrega de las llaves por parte del inquilino, se persone en la vivienda, a los efectos de inspeccionar la misma y verificar su estado de conservación.

En tal caso, si el Notario acepta el requerimiento, este se desplazará hasta la vivienda y la inspeccionará, verificando el estado de conservación de las estancias, muebles, electrodomésticos, posibles daños que se puedan apreciar, etc.

Concluido este acto, el Notario regresará a su despacho y recogerá en un acta notarial todo lo presenciado en el inmueble en cuestión, elaborando así el acta de presencia requerida.

Como se puede apreciar, un acta de presencia es un instrumento muy útil para acreditar una realidad o verdad que sea necesario verificar ante terceras personas, sobretodo en caso de situaciones conflictivas o potencialmente conflictivas, en las que para una persona es crucial la necesidad de demostrar la realidad de un determinado hecho o circunstancia.

Así pues, como se puede observar, si cualquier persona necesita acreditar que un determinado hecho o circunstancia es cierto y real, el recurso al acta notarial de presencia puede ser un instrumento idóneo, pues mediante ello conseguimos que un Notario, es decir, un funcionario público imparcial e independiente, investido de la fe pública notarial, acuda a un determinado lugar y dé fe de una determinada realidad, consiguiéndose así acreditar, de forma fehaciente e indubitada, que ese hecho o circunstancia es verídico, de lo cual ya nadie podrá dudar, pues ello ha sido verificado por un Notario.

Por ejemplo, si una persona vive en un bloque de viviendas, y uno de sus vecinos, en contra de la normativa aplicable, desarrolla una actividad económica en dicha vivienda (como por ejemplo la cría de cachorros de perro para su venta), con las consiguientes molestias para el resto de vecinos (olores, ruidos, trasiego de compradores en la escalera comunitaria, etc.), para acreditar la ilegalidad que se está cometiendo, el resto de vecinos puede optar por tratar de acreditar que ello es así mediante un acta notarial de presencia.

Así pues, requerido el Notario en cuestión, este se personará en el edificio y verificará la realidad que allí presencie (por ejemplo ruidos de perros, olores, la existencia de múltiples cachorros de perro que se puedan apreciar en una terraza del vecino en cuestión, el constante ir y venir de personas que acceden a esa vivienda y la abandonan con un cachorro, etc.), la cual será recogida en el acta notarial de presencia.

Posteriormente, gracias a esta acta notarial en la que se acredita esta realidad contraria a la normativa vigente, los vecinos ya dispondrán de una prueba fehaciente e indubitada de la ilegalidad que se está cometiendo, a los efectos de poder denunciar la misma ante las instancias administrativas o judiciales que correspondan.

En definitiva, como se puede comprobar, mediante el recurso al acta notarial, los interesados conseguirán un documento en el que se acredita de forma fehaciente e indubitada una determinada realidad o verdad, lo cual constituye prueba de ello, y permite desplegar sus efectos probatorios ante terceras personas o las instancias administrativas o judiciales que correspondan.

.

Las actas notariales de presencia, como se ha indicado en las preguntas precedentes, son un instrumento muy útil para acreditar la realidad o verdad de un determinado hecho o circunstancia, para así conseguir una prueba indubitada e incontrovertible de esa realidad o verdad, y que la misma despliegue sus efectos o consecuencias en la instancia administrativa o jurisdiccional que corresponda.

Así pues, es muy habitual el recurso al acta notarial de presencia, entre otras, en las siguientes circunstancias:

• Viviendas arrendadas en las que se sospecha que el inquilino ha podido causar daños en el inmueble, y el propietario quiere acreditarlos.
• Vecinos de comunidades de propietarios que realizan actividades ilegales o molestas para el resto de vecinos, los cuales quieren acreditar que ello es así, para poder demostrarlo ante las autoridades que correspondan (como por ejemplo, muy habitual en tiempos recientes, la instalación en un piso particular de una “dark kitchen”, esto es, una cocina de comida a domicilio sin las autorizaciones pertinentes, con las consiguientes molestias al resto de vecinos en forma de olores, humo, ruido, etc.).
• La realización de actividades económicas ilegales o que causan molestias a las fincas colindantes y que se quieren acreditar (como por ejemplo cuando en un garaje de una vivienda contigua se instala un taller de reparaciones clandestino que causa molestias a todo el vecindario)
• La celebración de juntas de vecinos en las que se deban adoptar decisiones relevantes y se prevea la existencia de un conflicto entre las partes (por ejemplo, si una escalera de vecinos debe adoptar la decisión de realizar unas obras extraordinarias muy costosas y se prevé conflicto entre los vecinos, el acta notarial puede servir para que el Notario recoja la asistencia a la junta, los votos de todos los vecinos, las manifestaciones que allí haya realizado cada uno, etc).
• Acreditar el estado de una determinada finca que presente desperfectos (útil por ejemplo en el caso de que un vecino haya realizado unas obras y a resultas de ellas se hayan generado desperfectos en fincas colindantes, como grietas, corrimientos, etc).
• Órganos de administración de sociedades (juntas de socios) en las que se deben adoptar decisiones relevantes y en las que existen posiciones encontradas entre socios, de modo que se requiere al Notario para que acuda a dicha Junta, la presencie, y recoja toda la realidad allí acontecida (dadas las características concretas de esta acta, sus particulares se desarrollan de forma pormenorizada en el apartado de “mercantil” de esta página web).

Además de los ejemplos antes indicados, en los que el Notario se desplaza a un lugar para acreditar la realidad o verdad de un hecho o circunstancia, mediante el recurso al acta notarial de presencia, también es posible realizar otra clase de actuaciones complementarias, de conformidad con la normativa aplicable (en concreto, el artículo 200 del Reglamento Notarial).

Así pues, mediante las actas de presencia, también es posible:

• La entrega de documentos, efectos, dinero u otras cosas, así como los ofrecimientos de pago.
  
  Útil por ejemplo en el caso de que una persona que tenga una deuda con un tercero quiera pagar fehacientemente la misma y liquidarla, puede recurrir a este instrumento, esto es, entregar por ejemplo un cheque bancario con dicha cantidad debida a un Notario, para que sea este quien acuda a entregárselo al acreedor y verificar así de forma indubitada que este cobra su deuda.
  
  Con ello, el deudor conseguirá liquidar fehacientemente su responsabilidad, a los efectos de evitar que, por ejemplo, su acreedor, de forma fraudulenta, pretenda rechazar sistemáticamente el pago de lo debido y, a consecuencias de ese impago prolongado, la responsabilidad del deudor sea mayor (en forma de intereses de demora por ejemplo).
  
• El hecho de la existencia de una persona, previa su identificación por el notario.
  
  Recurso útil, por ejemplo, en el caso de que una persona propietaria de una vivienda sufra una ocupación de la misma, puede requerir al Notario para que este acuda a la vivienda e identifique a los moradores (si ellos aceptaren, claro está), a los efectos de acreditar qué personas están cometiendo esta situación, para así poder acreditar la misma y poder ejercer las acciones civiles correspondientes contra las personas que proceda, en aras a recuperar la posesión de su vivienda.
• La exhibición al notario de documentos o de cosas con el fin de que, examinados, este los describa en el acta tal y como resulten de su percepción.
  
  Por ejemplo, la posibilidad de exhibir ante el Notario una determinada joya de valor que se posee, a los efectos de dejar constancia de su realidad y características, para así acreditar su existencia ante, por ejemplo, un seguro del hogar, en caso de robo o sustracción de la misma.

Por supuesto, la respuesta a esta respuesta es negativa, pues si fuere necesario a la vista de las necesidades del cliente y las circunstancias o hechos que son necesarios acreditar, el Notario puede acudir varias veces y en distintos momentos o días al lugar en cuestión, a los efectos de acreditar las realidades que allí se produzcan, sobretodo en el caso de que se deba verificar una realidad dinámica, cambiante en el tiempo o que se reitera de forma repetida.

Así pues, por ejemplo, si es necesario acreditar que un vecino de un bloque de viviendas realiza una actividad ilegal en su domicilio, es posible que el requerimiento consista en acudir a ese domicilio varias veces, para así demostrar que dicha actividad ilegal se realiza de forma habitual y reiterada en el tiempo, y no de forma esporádica o puntual.