Acta de protocolización

Un acta notarial de protocolización consiste en una intervención notarial en la cual, la persona requirente, aporta al Notario unos documentos que se hallan en su poder, ya sean estos públicos (como por ejemplo una sentencia) o privados (como por ejemplo un contrato de compraventa de una finca rústica), a los efectos de dichos documentos sean incorporados al protocolo de ese Notario.

Así pues, por ejemplo, si el señor Juan compró hace cincuenta años una finca rústica mediante un contrato privado, y a la vista de su edad avanzada, teme que dicho documento se pueda extraviar en su vivienda, para evitar que ello suceda y asegurar que puede conservar su título de propiedad en todo caso, puede recurrir al instrumento del acta de protocolización, mediante el cual, conseguirá incorporar ese documento al protocolo de un Notario, el cual está obligado a su conservación a perpetuidad, con lo cual, conseguirá conservar en todo caso dicho contrato, a los efectos que correspondan.

Así pues, mediante el acta de protocolización, el interesado entrega al Notario elegido unos documentos, a los efectos de que dicho Notario los incorpore a su protocolo y los custodie, consiguiéndose así la conservación de ese documento a perpetuidad.

Como se acaba de indicar, las actas notariales de protocolización son un instrumento que permite incorporar un documento que se halle en poder del requirente, al protocolo de un Notario, consiguiendo así que dicho documento quede conservado en todo caso.

En este sentido, es necesario tener en cuenta que los Notarios son funcionarios públicos, los cuales autorizan instrumentos públicos (principalmente escrituras y actas). Estos documentos públicos se incorporan al protocolo notarial, el cual, de conformidad con la Ley, es propiedad del Estado, y respecto del cual los Notarios tienen la obligación de conservarlo, como archiveros de los mismos, bajo su responsabilidad. 

Así pues, cuando cualquier persona otorga una escritura o acta, debe saber que ese documento original queda incorporado al protocolo notarial, el cual se conservará por ese Notario de forma ininterrumpida mientras el mismo siga como titular de esa plaza, mientras que, para el caso de que abandone dicho destino (porque por ejemplo, se jubila o se le asigna otra plaza en un lugar distinto), su sucesor continuará con la labor de conservación y custodia de ese protocolo, hasta que, transcurridos 25 años, el mismo será remitido al Colegio Notarial correspondiente para su conservación, en principio, a perpetuidad.

A la vista de lo indicado, como se puede apreciar, si cualquier persona otorga un acta de protocolización, lo que consigue es que dicho documento, que se incorpora al Notario, quede a salvo, de modo que, siempre que se necesite, se pueda obtener una copia del mismo, solicitando en su caso una copia simple o auténtica de dicha acta notarial.

Así pues, si cualquier ciudadano posee un documento que tiene importancia o relevancia para su persona o intereses, y por los motivos que fuere (por ejemplo, por su estado de conservación, por el temor a la destrucción del documento por terceras personas, etc.) quiere asegurar la integridad del mismo, optando por el acta de protocolización conseguirá su objetivo, pues una vez que dicho documento conste incorporado al protocolo notarial, este quedará a salvo y se conservará a perpetuidad, pudiéndose obtener siempre que se desee una copia del mismo, solicitando a tal efecto una copia simple o auténtica de dicha ata.

Además de la utilidad antes indicada, esto es, la posibilidad de conservar a perpetuidad un documento mediante su incorporación al protocolo notarial, el recurso al acta de protocolización también puede ser muy útil para los interesados, puesto que nos permitirán:

• Asegurar su respectiva identidad.
  
  Es decir, asegurar que una determinada persona posee unos documentos concretos, con un contenido determinado, y que a tal efecto es dicha persona la que los aporta directamente en la oficina notarial.
• Asegurar su existencia frente a terceros en una fecha concreta, esto es, el día de protocolización del acta.
  
  Con ello conseguimos demostrar que un determinado documento existía, al menos, en una fecha determinada, lo que puede ser muy útil a efectos probatorios en determinados supuestos contenciosos.

En la práctica, son muchos los supuestos en los que puede ser interesante acudir al recurso del acta de protocolización, entre los que se puede destacar entre muchos otros:

• La necesidad de salvaguardar un documento relevante para una persona, ante la posibilidad de extravío del mismo (como por ejemplo unos documentos que se hallan almacenados en una empresa, respecto de los cuales, un administrador mancomunado tiene temor que el otro administrador los destruya o traspapele).
• La necesidad de conservar un documento ante el temor de una eventual sustracción ilegítima de terceras personas (como por ejemplo de un ladrón que entre en nuestra vivienda y nos lo robe).
• La posibilidad de salvaguardar documentos cuyo estado de conservación es deficiente y se puede temer que en el futuro se deterioren aún más (como por ejemplo documentos antiguos en los que el papel o la tinta se están degradando, y para evitar que el proceso sea irreversible y el documento devenga ilegible en el futuro, se protocoliza con una fotocopia para conservarlo).
• La necesidad de conservar una determinada resolución judicial antigua de trascendencia para las partes, pues téngase en cuenta que las resoluciones judiciales, como sentencias o autos, una vez transcurrido un determinado lapso temporal que establece la legislación procesal, son expurgadas (es decir, destruidas), de modo que ya no sería posible obtener una copia en el Juzgado si la copia que disponemos se extravía o destruye.
• La necesidad de acreditar ante terceras personas que un determinado documento existe en una fecha cierta (lo que puede ser útil en una situación en la que dos partes contratantes han suscrito un contrato privado, y se puede temer que a posteriori, alguna de ellas pretenda cuestionar que la fecha que consta en el documento no es cierta).
• Recientemente, a la vista de la creciente importancia de las relaciones humanas en las redes sociales y medios de comunicación a distancia, también suele ser muy habitual la protolización de E-mails o conversaciones de whatsapp, sobretodo en los casos en los que su contenido pueda tener relevancia en una eventual situación contenciosa (útil por ejemplo en caso de que una persona reconozca un determinado hecho en una conversación de whatsapp y el destinatario quiera salvaguardar esa conversación para hacerla valer en un juicio, ante el temor de que al perder o destruirse su teléfono, ya no pueda acreditar la realidad y contenido de dicha conversación).
• Preservar capturas de pantalla de páginas web en las que empresas de la competencia realizan prácticas ilegales, como por ejemplo violaciones de propiedad industrial o intelectual, de patentes o marcas, de publicidad engañosa, etc.

El contenido del acta de protocolización es muy simple. En ella, se identificará a la persona requirente, tras lo cual, el Notario dejará constancia de que ha sido requerido para incorporar a su protocolo unos determinados documentos y se entregarán los mismos (ya fueren originales o copias que se aporten) para dejarlos unidos a la matriz del acta.

Asimismo, en el documento se dejará constancia del número de páginas que tiene el documento entregado, para evitar así posibles alteraciones a posteriori.