Acta de sorteo

Un acta de sorteo es un instrumento mediante el cual, un Notario levanta un acta en la que, de forma pormenorizada, se deja constancia de la forma en la que se ha celebrado un determinado sorteo, a los efectos de que cualquiera, a posteriori, pueda verificar que el mismo se ha celebrado conforme a las reglas que previamente se determinaron por parte de sus organizadores.

Así pues, por ejemplo, si una empresa, como parte de su acción comercial o de marketing, sortea entre sus clientes un cheque regalo de 200 euros, para poder acreditar frente a cualquiera que dicho sorteo se ha realizado de forma legítima (y no de forma fraudulenta, por ejemplo asignando al premio a un familiar del propietario de esa empresa), puede requerir a un Notario a los efectos de otorgar un acta de sorteo, en la que dicho Notario recogerá la forma en la que se ha realizado el sorteo, dando así garantías de que el mismo se ha celebrado siguiendo las normas que previamente hubiere determinado esa empresa.

Como se puede apreciar de lo indicado en la pregunta precedente, mediante un acta de sorteo, los requirentes consiguen acreditar, frente a cualquier persona, la forma y procedimiento que se ha observado en la celebración de un sorteo, dando así la posibilidad de comprobar que este se ha materializado en la forma y con el procedimiento que, en su caso, hubieren determinado previamente sus organizadores.

Así pues, con este recurso, es evidente que los organizadores de cualquier sorteo consiguen dar al mismo una pátina de seriedad y garantías, conforme el mismo se realiza de una forma honesta y limpia, sin que existan pues sospechas de manipulación o fraude en la elección de los agraciados.

En la práctica, este recurso suele ser muy habitual:

• Para empresas que realizan campañas comerciales o de marketing consistentes en realizar sorteos de bienes, servicios o dinero entre sus clientes o potenciales clientes.
  
  Como por ejemplo una asociación de comerciantes de un barrio que puede sortear una cesta de navidad valorada en 500 euros entre todos los clientes que adquieran productos de sus comercios.
• O incluso en el ámbito de las administraciones públicas, cuando ante la necesidad de asignar determinados bienes escasos a los que aspiran a acceder muchos ciudadanos, la administración correspondiente opta por realizar un sorteo entre todos aquellos candidatos que cumplieren los requisitos preestablecidos.
  
  Como por ejemplo puede suceder en el caso de un Ayuntamiento que construye 10 viviendas de protección oficial, pero a las mismas optan 1.000 vecinos, en cuyo caso dicho consistorio opta por realizar un sorteo entre todos estos candidatos para determinar las personas a las que se asignan dichas viviendas públicas.

La realización del acta de sorteo, en realidad, es muy sencilla.

En la práctica, el cliente acude a la oficina notarial y solicita la intervención del Notario a los efectos de otorgar un acta de sorteo, y si el Notario acepta el requerimiento, se confecciona un acta en la que se identifica a la persona requirente y las características fundamentales del sorteo.

Posteriormente, los organizadores del sorteo realizan el mismo en la forma que consideren oportuna (con un programa informático, con un “bombo” de bolas numéricas, etc.), lo cual será presenciado por el Notario, dejando constancia y detalle de todo ello en el acta notarial que se levante, a los efectos de acreditar la forma de celebración del sorteo, así como, en su caso, la identidad de las personas agraciadas.

El sorteo se puede realizar en el lugar que elijan los organizadores del mismo.

Así pues, puede pasar que este se celebre en el propio despacho notarial, con lo cual, el Notario no se desplazará y detallará la forma en la que se ha producido la selección de los agraciados, según haya acontecido en la sala de su despacho notarial.

O por el contrario, puede ser que el sorteo se celebre en un lugar distinto del despacho notarial, como por ejemplo un polideportivo municipal (en el caso del sorteo de agraciados con una vivienda de alquiler social), en cuyo caso será el Notario quien se desplace hasta el lugar en cuestión y levante acta de todo lo que allí acontezca.

En puridad, los interesados pueden elegir a cualquier Notario para el otorgamiento del acta de sorteo, pero no obstante, si el sorteo se ha de celebrar fuera del despacho notarial y el Notario debe personarse en el lugar en cuestión, sólo se podrá elegir a un Notario que fuere competente en la localidad donde se celebre el sorteo.