Acta notarial de Junta

De conformidad con el artículo 202 de la Ley de Sociedades de Capital, todos los acuerdos sociales deben constar en acta. Así pues, el acta será el instrumento o soporte documental en el que se recogerán todos los acuerdos adoptados por los socios de las sociedades de capital, adoptados en el seno de una junta general, sirviendo así como medio de prueba para documentar las decisiones de los propietarios de las sociedades y como elemento clave a partir del cual ejecutar dichos acuerdos y materializarlos mediante el otorgamiento de las escrituras modificativas que correspondan.

El acta deberá ser aprobada por la propia junta al final de la reunión o, en su defecto, y dentro del plazo de quince días, por el presidente de la junta general y dos socios interventores, uno en representación de la mayoría y otro por la minoría.

Una vez aprobada el acta en la que consten los acuerdos sociales, éstos podrán ser ejecutados.

Visto pues el concepto genérico de acta, el legislador, consciente de la importancia de este documento, pues en él se reflejarán todos los acuerdos sociales que pueden tener una trascendencia capital para el devenir de la sociedad, así como las circunstancias en que dichos acuerdos fueron adoptados (lo que puede determinar en gran medida la validez o legalidad de los mismos) ha regulado una modalidad específica de acta de junta cuya característica principal será que en la misma intervendrá un notario público, es decir, un fedatario público, funcionario y profesional del derecho que velará por el cumplimiento de la legalidad en dicho acto y ofrecerá garantías de seguridad jurídica al requirente.

Así pues, de conformidad con el artículo 203 de la Ley de Sociedades de Capital, podrán requerir la presencia del notario para que levante acta de la junta general:

• Los administradores de la sociedad, si por propia voluntad así lo consideran conveniente.
• De forma obligada, los administradores de la sociedad, si así se lo solicitaren socios que representen, al menos, un uno por ciento del capital social de la sociedad anónima o el cinco por ciento en la sociedad de responsabilidad limitada. En todo caso, dicha solicitud, para que sea válida y obligue al administrador a atenderla, deberá formularse con al menos cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta.

De lo que se acaba de indicar pues, estarán legitimados para solicitar la presencia de un notario en la junta general de la sociedad, a los efectos de autorizar la correspondiente acta notarial de junta, tanto el órgano de administración de motu propio, o éste a instancias de una minoría social que así lo solicite. A este respecto, es necesario dejar constancia de la interpretación que de este precepto ha realizado la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Publica en lo que se refiere, por ejemplo:

• El requerimiento deberá ser realizado por el órgano de administración, lo que implicará que en el caso de que éste se trate de un consejo de administración, deberá haberse producido el correspondiente acuerdo del mismo (Resolución de la Dirección General Seguridad Jurídica y Fe Publica de 10 de septiembre de 2000), no siendo suficiente con únicamente un requerimiento por parte del Presidente y Secretario del órgano.
• En caso de que la sociedad esté administrada por tres administradores mancomunados, el requerimiento, para que sea válido, deberá ser realizado por todos ellos (Resolución del citado Centro Directivo de 23 de marzo de 2015).
• No será válido el precepto estatutario que establezca un porcentaje del capital social superior al indicado para que el órgano de administración se vea obligado a requerir al Notario a los efectos de autorizar el acta notarial de junta (Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 4 de julio de 1995).

Asimismo, es necesario tener en cuenta que el acta notarial no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración de acta de la juntan y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre (artículo 203.2 de la Ley de Sociedades de Capital).

En definitiva, pues, mediante este instrumento, tanto administradores como socios minoritarios podrán dejar constancia fehaciente de hechos o valoraciones de los socios acaecidas en la junta general, lo que sin duda operará como garantía de seguridad jurídica preventiva del acto y, en su caso, en un futuro podrá fundamentar acciones judiciales contra la sociedad, los administradores o los socios, dada la gran fuerza probatoria que tendrá este documento.

De conformidad con el artículo 101 del Reglamento del Registro Mercantil, el Notario que hubiese sido requerido por los administradores para asistir a la celebración de la junta y levantar acta de la reunión, procederá en primer lugar a:

• Juzgar la capacidad del requirente, es decir, a determinar si efectivamente la persona o personas que requieren su intervención tienen facultades para ello, valorando si efectivamente ostentan los cargos del órgano de administración o, en su caso, representan el porcentaje de capital social mínimo exigido por la ley.
• Verificará si la reunión ha sido convocada con los requisitos legales y estatutarios para que la junta pueda considerarse válida.

En todo caso, si analizadas ambas cuestiones, alguno de estos requisitos no concurriere, procederá a denegar su ministerio.

Superada esta fase inicial, es decir, una vez aceptado el requerimiento, el Notario se personará en el lugar, fecha y hora indicados en el anuncio, y procederá a asegurarse de la identidad y de los cargos de Presidente y Secretario de la reunión.

Finalmente, constituida la Junta, preguntará a la asamblea si existen reservas o protestas sobre las manifestaciones del Presidente relativas al número de socios concurrentes y al capital presente, tras lo cual, se procederá a celebrar la junta general a presencia del Notario, el cual tomará notas de todo lo que viere para la ulterior redacción del acta en los términos que se dirán.

Sin duda, la gran ventaja del acta notarial de junta, respecto de un acta de junta ordinaria, es que la misma está autorizada por un Notario, es decir, por un funcionario público que da fe de la identidad de las personas que acuden al acto así como de sus manifestaciones y votos en dicha junta general.

A la vista de ello, en el caso de juntas generales en las que deban tratarse asuntos de trascendental importancia para la sociedad y, en su caso, en las que exista previsión que puedan producirse conflictos entre posiciones encontradas de distintos socios, el hecho de disponer de un acta notarial en la que se refleje fielmente todas las intervenciones de los socios y administradores puede ser un elemento muy importante para reforzar la seguridad jurídica de las decisiones que se adopten o, en su caso, servir como elemento de prueba para posibles impugnaciones de acuerdos sociales que se pretendan plantear a posteriori ante los Tribunales de Justicia.