MERCANTIL
Elevación a público de acuerdos
Paso 1
¿Qué es una escritura de elevación a público de acuerdos sociales?
Es el documento notarial mediante el cual las decisiones de los órganos de gobierno de una sociedad, ya sea su Junta General de Accionistas o su órgano de administración, quedan plasmadas en una escritura pública autorizada por un Notario, a los efectos de dar fe de las mismas y, en su caso, permitir su inscripción en el Registro Mercantil cuando ello sea procedente.
Paso 2
¿Qué documentación necesito para firmar un aumento de capital social ante notario?
Documento nacional de identidad
( original y en vigor)
Certificación del acuerdo social adoptado
Mayoría elegal para adoptar el acuerdo
Documentación relativa a la sociedad y al representante
Acta de titularidad real
Otra información relevante
Paso 3
¿Cuánto cuesta firmar una escritura de elevación a público de acuerdos sociales ante notario?
Se trata de un presupuesto meramente informativo y no vinculante. Dicho presupuesto está calculado en base a dos criterios: 1) nuestro conocimiento sobre el Arancel Notarial (Real Decreto 1426/1989, de 17 de noviembre) y 2) nuestra experiencia diaria en la confección de este tipo de documento notarial. No obstante, cualquier variación (al alza o a la baja) será debidamente justificada en el momento de emitir la factura definitiva que genere el servicio notarial prestado.
Paso 4
Preguntas frecuentes
Del mismo modo que se ha explicado al analizar el resto de instituciones relativas al derecho societario, como es sabido, las sociedades mercantiles son instrumentos jurídicos que nuestro ordenamiento ha diseñado para fomentar y facilitar las actividades económicas y comerciales que creen riqueza y empleo para la comunidad sociedad, todo ello mediante la celebración un contrato por el cual dos o más personas se obligan a poner en común dinero, bienes o industria, con ánimo de partir entre sí las ganancias, creando así entes con personalidad jurídica propia y con un patrimonio separado del de sus socios con que financiar su actividad social y con el que puedan responder de las deudas y pasivos sociales que contraigan.
Partiendo de esta base, como es lógico, las sociedades de capital, en el devenir de su operativa en el mercado, pueden experimentar la necesidad de realizar multitud de modificaciones en sus estructuras jurídicas u órganos de gobierno para adaptarlos mismos a sus necesidades cambiantes, tales como cambios de domicilio, de denominación, de objeto social, de ceses y nombramientos de cargos, de cambios en el sistema de administración de la sociedad, de ampliación o reducción de capital, de fusión, de cambio del sistema de administración de la sociedad, etc.
Asimismo, en determinadas ocasiones, las sociedades mercantiles deben adoptar decisiones relevantes para su operativa o su estrategia futura, como acordar la compra de una compañía competidora, optar por la emisión de instrumentos de deuda, como obligaciones, a los efectos de obtener financiación con la que acometer proyectos de inversión, etc., respecto de los cuales también es necesario dejar constancia de ellos en una escritura pública.
En relación con estos cambios o decisiones, dada la trascendencia de muchos de ellos, el legislador ha considerado convenientes que los mismos se vehiculen a través de una escritura pública, la cual recibirá la denominación de escritura de elevación a público de acuerdos sociales, la cual tendrá por objeto documentar el acto o negocio jurídico protagonizado por el órgano social competente para ello.
En cuanto a su necesidad, véase a este respecto el artículo 95 del Reglamento del Registro Mercantil, que exige la forma de escritura pública para que puedan ser inscritos en el Registro Mercantil una pluralidad de actos especificados en el artículo inmediatamente anterior del citado cuerpo normativo, entre los que por ejemplo cabe citar la modificación de estatutos.
Así pues, las escrituras de elevación a público no pueden ser consideradas simplemente un instrumento para protocolizar un documento privado, sino que operan como un verdadero filtro de legalidad de los acuerdos y actos adoptados por los órganos de las sociedades de capital, de modo que no podrá tratarse de un documento público en el que escuetamente se remita a lo establecido en un certificado emitido por el órgano competente, sino que se tratará de un verdadero documento jurídico sometido al control de legalidad preventivo del Notario, un funcionario público imparcial e independiente, profesional del derecho, que velará por la adecuación a la legalidad de los actos y acuerdos que se traten de elevar a público.
De conformidad con el artículo 107 del Reglamento del Registro Mercantil, la elevación a instrumento público de los acuerdos de la Junta o Asamblea general o especial y de los acuerdos de los órganos colegiados de administración, podrá realizarse tomando como base el acta o libro de actas, testimonio notarial de los mismos o certificación de los acuerdos. Asimismo, también podrá realizarse tomando como base la copia autorizada del acta, cuando los acuerdos constaren en acta notarial.
Así pues, las sociedades interesadas deberán aportar en el otorgamiento de la escritura que se pretenda alguno de los documentos antes indicados, en los que se recojan todos los acuerdos y circunstancias de adopción de los mismos necesarios para enjuiciar la legalidad de los mismos.
Ello será pues necesario puesto que en la escritura de elevación a público del acuerdo social deberán consignarse todas las circunstancias del acta que sean necesarias para calificar la validez de aquél y, en su caso, el Notario testimoniará en la escritura el anuncio de convocatoria publicado o protocolizará testimonio notarial del mismo.
En muchas ocasiones, se presenta como cuestión controvertida o dudosa para las sociedades quién tiene facultades para comparecer ante Notario para otorgar la correspondiente escritura de elevación a público de acuerdos sociales. A esta respuesta se tratará de darle respuesta a continuación para que los interesados en esta clase de documentos tengan claro quién y como debe proceder según el tipo de acuerdo y órgano que lo emita:
1) De conformidad con el artículo 108 del Reglamento del Registro Mercantil, relativo a las personas facultadas para la elevación a instrumento público, la elevación a instrumento público de los acuerdos sociales adoptados por la Junta o Asamblea General o especial o por un órgano de administración colegiado, corresponde a la persona que tenga facultad para certificarlos, la cual, en virtud del artículo 109 del citado cuerpo normativo, corresponderá, en relación a las actas y acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles:
- En caso de que la sociedad esté regida por un consejo de administración, al secretario y, en su caso, al vicesecretario del órgano colegiado de administración, sea o no administrador. Las certificaciones se emitirán siempre con el visto bueno del presidente o, en su caso, del vicepresidente de dicho órgano.
- Al administrador único, o a cualquiera de los administradores solidarios, cuando la sociedad esté regida por esta modalidad de órgano de administración.
- A los administradores que tengan el poder de representación en el caso de administración conjunta o mancomunada.
En todos estos casos, será necesario que las personas que expidan la certificación tengan su cargo vigente en el momento de la expedición, puesto que para poder inscribir los acuerdos contenidos en la certificación deberá haberse inscrito, previa o simultáneamente, el cargo del certificante.
Y, en todo caso, como cuestión formal, será necesario tener en cuenta asimismo que no se podrán certificar acuerdos que no consten en actas aprobadas y firmadas o en acta notarial.
2) Por su parte, las decisiones del socio único, consignadas en acta bajo su firma o la de su representante, podrán ser ejecutadas y formalizadas por el propio socio o por los administradores de la sociedad.
3) También podrá realizarse por cualquiera de los miembros del órgano de administración con nombramiento vigente e inscrito en el Registro Mercantil, cuando hubieren sido expresamente facultados para ello en la escritura social o en la reunión en que se hayan adoptado los acuerdos.
4) La elevación a instrumento público por cualquier otra persona requerirá el otorgamiento de la oportuna escritura de poder, que podrá ser general para todo tipo de acuerdos en cuyo caso deberá inscribirse en el Registro Mercantil. Este procedimiento no será aplicable para elevar a públicos los acuerdos sociales cuando se tome como base para ello el acta o testimonio notarial de la misma.
Asimismo, es necesario tener en cuenta que cuando se hubiere cerrado el Registro Mercantil por falta del depósito de cuentas, quien eleve a instrumento público los acuerdos sociales manifestará esta circunstancia en la escritura.
Por último, los lectores deberán también conocer que la facultad de expedir las certificaciones de las actas o los acuerdos de la Asamblea de obligacionistas corresponde a su comisario (artículo 110 del Reglamento del Registro Mercantil).
A modo pues de resumen, será necesario tener en cuenta las siguientes cuestiones particulares:
- La persona que expida la certificación deberá tener su cargo vigente e inscrito, tal y como resulta, entre muchas otras, de las resoluciones de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 26 de febrero de 2013 y de 24 de abril de 2014. Así pues, si se apreciada su no vigencia en virtud de un título presentado con posterioridad, se podría llegar a suspender la inscripción del título anterior.
- La certificación también podrá estar expedida por el consejero delegado de la compañía, siempre que se le haya atribuido esta facultad o se le hubieran delegado todas las facultades legal y estatutariamente delegadas.
- En el supuesto de decisiones del socio único, si éste fuere una persona jurídica, la facultad para certificar los mismos la podrá ostentar también un apoderado o representante voluntario de dicho socio único (resolución del Centro Directivo de fecha 1 de junio de 2005).
- Asimismo, la doctrina de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública también ha aceptado como válida la certificación de acuerdos expedida por el socio único cuando éste no esté inscrito en el Registro Mercantil (resolución de fecha 22 de abril de 2014).
- En caso de que se acuerde la disolución de una sociedad y el cese de su administrador, éste no podrá elevar a público los acuerdos sociales, aunque esté especialmente facultado para ello por la junta, puesto que, en caso de disolución, su cese opera ope legis (resolución de fecha 26 de febrero de 2013).
En la certificación que en su caso se expida, deberán constar lógicamente los acuerdos a que haya de referirse la escritura, con todos los requisitos que legalmente sean exigibles para la modificación o acuerdo que se pretenda.
Asimismo, para que el Registrador mercantil pueda enjuiciar la validez y licitud del acuerdo, la doctrina de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública ha establecido en sus resoluciones que en la misma deberá constar la lista de asistentes, su firma y aceptación orden del día (resolución de 17 de abril de 1999) así como la mayoría con que se adoptan los acuerdos (resolución de 6 de junio de 2013).
Además, es interesante que los lectores tengan en cuenta las siguientes situaciones particulares:
- Es posible llegar a admitir una certificación que se transcriba en la propia escritura (resolución DGRN de 7 de abril de 2011).
- En caso de contradicción entre los acuerdos que se expresen en la certificación u entre los que consten en ella y en otros documentos pendientes de despacho, ello provocará la suspensión de la inscripción en el Registro Mercantil (resolución de 21 de diciembre de 2010).
De conformidad con el artículo 111 del Reglamento del Registro Mercantil, relativo a las certificaciones expedidas por persona no inscrita, es necesario saber que la certificación del acuerdo por el que se nombre al titular de un cargo con facultad certificante, cuando haya sido extendida por el nombrado, sólo tendrá efecto si se acompañare notificación fehaciente del nombramiento al anterior titular, con cargo inscrito, en el domicilio de éste según el Registro.
Así pues, será posible elevar a público acuerdos sociales mediante certificación expedida por persona no inscrita, siempre y cuando dicha persona haya sido nombrada titular de un cargo con facultad certificante (por ejemplo, administrador único o solidario de la sociedad), y dicha circunstancia se haya notificado fehacientemente a la persona que ocupaba dicho cargo con anterioridad, el cual constare inscrito en ese momento.
Esta notificación quedará cumplimentada y se tendrá por hecha en cualquiera de las formas expresadas en el artículo 202 del Reglamento Notarial, es decir, mediante envío de la cédula por correo certificado con aviso de recibo o mediante entrega directa por el propio Notario al destinatario.
En este aspecto, es necesario dejar constancia de que, en virtud de la doctrina de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, en caso de que la primera notificación efectuada por correo fuere infructuosa, procederá intentarse una segunda notificación presencial por parte del Notario (resoluciones de fecha 16 de diciembre de 2013 y de 30 de enero de 2012).
En estos supuestos, el Registrador no practicará la inscripción de los acuerdos certificados en tanto no transcurran quince días desde la fecha del asiento de presentación, plazo en el que el titular anterior podrá oponerse a la práctica del asiento, si justifica haber interpuesto querella criminal por falsedad en la certificación o si acredita de otro modo la falta de autenticidad de dicho nombramiento. En este caso extremo, si se acredita la interposición de la querella, se hará constar esta circunstancia al margen del último asiento, que se cancelará una vez resuelta la misma, sin que dicha interposición impida practicar la inscripción de los acuerdos certificados.
No obstante, todo lo dicho hasta el momento sobre la necesidad de notificación del anterior titular, ello no será necesario cuando se acredite el consentimiento del anterior titular al contenido de la certificación, mediante su firma legitimada en dicha certificación o en documento separado, ni cuando se acredite debidamente la declaración judicial de ausencia o de fallecimiento, la incapacitación o la defunción de aquél.
Por último, es necesario tener en cuenta que todo lo explicitado bajo esta pregunta será también aplicable a la inscripción del acuerdo de nombramiento de cargo con facultad certificante cuya elevación a público, realizada por el nombrado, haya tenido lugar en virtud de acta o de libro de actas o de testimonio notarial de los mismos.
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Paso 5
¿Dónde puedo consultar la normativa aplicable al respecto?
- Particularidades que para cada acuerdo o modificación exija la normativa societaria: véase principalmente la Ley de Sociedades de Capital.
- Por lo que se refiere a las particularidades de la escritura, certificación e inscripción, véase los artículos 107 a 113 del Reglamento del Registro Mercantil.